Santo Domingo. Gracias a los datos que recolecta, la tecnología de un software de gestión integrado ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise ResourcePlanning) es de gran importancia para la toma de decisiones y marcar el rumbo de las compañías.
En esos datos está todo el detalle de la operación de una empresa como, por ejemplo, movimientos de todas las cuentas bancarias, a quién se le vendió, qué, cuándo, cuánto y dónde, información sobre quién debe y cuánto debe, artículos de inventario con más rotación, con menos rotación, con más rentabilidad, cuánto se paga en nómina, comisiones, intereses, cuánto inventario está vencido o por vencer; cuantos descuentos se dan y en cuáles zonas, cuál es el costo de la materia prima, cómo ha variado en el tiempo y cuál es el desperdicio en el proceso de producción…en fin, la cantidad de información es muy amplia y completa.
“Si lo datos han sido recolectados de manera correcta, los mismos se pueden ordenar y agrupar convirtiéndose en información útil para la toma de decisiones. Por ejemplo, cuánto más comprar, de qué producto y cuándo, en cuáles zonas se debe fortalecer la presencia de la empresa, cuáles son los clientes más rentables y un amplio etcétera”, enfatiza Hubert Arias, Director Generalde Softland Costa Rica y República Dominicana.
Así, estos datos son los que marcan el rumbo de las empresas, ya que, a partir de ellos, se pueden hacer proyecciones que, en conjunto con información del mercado y sus tendencias, ayudarán a tomar las decisiones y a definir la estrategia de la empresa. Entre ellas están la expansión o contracción del personal, introducción de nuevos productos o servicios, apertura de nuevos mercados, retiro o desaceleración de productos, cambios en la capacidad de planta y búsqueda de fuentes de financiamiento, entre otros.
Para Rosalyn Minaya, Gerente de País de Softland Dominicana, ante el tema de la competencia, donde sobresalen las preguntas cómo ser más rápidos, cómo dar un mejor servicio y cómo ahorrar costos, la respuesta está en “automatización de procesos”.
“Un ERP es la herramienta que permite tener una cantidad de personas ingresando información para obtener resultados, estadísticas, datos que finalmente son importantes para detectar situaciones a tiempo y tomar la decisión correcta. Cuando tenemos información confiable, palpable y estadísticas es poco el período que necesitaremos para poder accionar y ello impacta grandemente el rumbo de las compañías porque es lo que nos convierte en mejores, en rentables y eficientes”, añade Minaya.
Además, el ERP disminuye los reprocesos en las organizaciones permitiendo la optimización del tiempo para crear espacios de innovación empresarial. El ERP evita la redigitación o reingreso de información y logra una reducción importante en la cantidad de errores a la hora de ingresar los datos al sistema.
Por ejemplo, en un caso de proceso de cobro, el ERP indica toda la información del cliente en un mismo lugar y pantalla, por lo que no hay que recorrer varios sitios para poder tomar la decisión de si facturarle o no. El ingreso de la información se hace una sola vez y el resto de la organización se alimenta de esa entrada.
“El tiempo que una empresa gastaría en reprocesos lo puede invertir en modelar nuevas propuestas internas, mejorar el clima laboral o trabajar en la experiencia al cliente”, concluye Minaya.
A ello, agrega Arias, “en décadas anteriores, una factura de un proveedor era digitada hasta 3 o 4 veces, ya que se incluía en bodega al recibir la mercadería, en cuentas por pagar para registrar el pasivo y en bancos para programar el pago, solo para ejemplificar un caso sencillo. Este proceso podía repetirse hasta 100 o 200 veces al día, dependiendo del tamaño de la empresa, lo que generaba la contratación de mucho personal para hacer “carpintería”. En no pocas ocasiones se presentaban inconsistencias en las cantidades ingresadas en las diferentes áreas”.
Todo lo anterior, aunado a sistemas de Inteligencia de Negocios –los cuales se alimentan de la información de los ERPs–, ha permitido la transformación de personal de “carpintería” a personal de análisis y proyección, que brindan la información oportuna y veraz requerida por la alta gerencia para la toma de decisiones.
