Testamentos y poderes
La División de Registro de Personal, con sede en el denominado “edificio viejo” de la Suprema Corte de Justicia, es el lugar en donde los notarios del Distrito Nacional y los funcionarios consulares deben registrar los testamentos y poderes, debiendo hacerlo, los primeros, de manera directa y los segundos, remitirlos vía el Ministerio de Relaciones Exteriores. Los notarios de cualquier otro lugar del país deben hacerlo en los subregistros existentes en la secretaría de la Cámara Civil de la Corte de Apelación del Departamento Judicial correspondiente a su designación.

Un aspecto de relevancia que resulta contradictorio es que, mientras –al decir del Reglamento- “la División de Registro de Personal estará interconectada por medios electrónicos y documentales con todos los subregistros existentes en el país”, cuando un notario deba registrar un documento, debe hacerlo “por medios físicos, a través de un formulario de informaciones”.

Esa disposición reglamentaria desconoce los alcances de la ley nacional que trata sobre comercio electrónico, documentos y firmas digitales, además de obstaculizar, entorpecer y dificultar la notificación del formulario que para tales propósitos suple el Registro.

A esto se agrega, que ignora los avances que representa para el país el programa “República Digital” que incluye un conjunto de políticas y acciones para promover la inclusión de las tecnologías de información y comunicación en los procesos productivos, educativos, gubernamentales y de servicios a los ciudadanos.

Es tiempo de incorporar en la práctica del notariado las herramientas técnicas de la información y la comunicación con el fin de que el sistema se ajuste a los avances tecnológicos y a la migración de nuevos formatos.

No es posible que quienes ejerzan la función notarial no puedan enviar digitalmente el formulario con la información sobre los testamentos o poderes, lo que hace el reporte más expedito y se evita el desplazamiento a las oficinas del tribunal.

En el formulario solo se debe incluir “un extracto de la actuación” en la que conste “el nombre del testador o poderdante, el lugar y la fecha del testamento o poder y el nombre de los testigos, cuando estos sean requeridos.” Esta única información es la que se debe inscribir y archivar de manera cronológica en una matriz bajo custodia de los subregistros, quienes tienen la obligación de remitir las copias “el último día de cada mes a la División de Registro de Personal del Consejo del Poder Judicial.”

Atentamente,

Nelson Rudys Castillo